Vaak vliegt een werkdag voorbij. En aan het eind denk je: wat heb ik nu eigenlijk gedaan? Of, nog frustrerender, zo’n dag waarop je wél veel hebt gedaan, maar dat het niet matcht bij de grotere doelen die je hebt. Omdat ik dit zelf ook had, ben ik gaan werken met een simpel time blocking systeem voor meer rust in mijn werkdag. Het heeft als grote plus dat ik mijn doelen ook écht haal!

Zo’n dag waarin je mails hebt beantwoord, telefoontjes kreeg, teveel meetings had en er een verzoekje tussendoor kwam van een collega. Daar ging weer 8 uur. Zonder dat je écht gefocust hebt kunnen werken en waarin je niet bezig was met je grote, toffe project.

Zo’n dag voelt een beetje “bleh”. Je moet ze niet te vaak hebben. Maar helaas worden we best vaak geregeerd door onze agenda. Je mist grip en rust. Dat vind ik één van de meest vermoeiende dingen aan werken: dat je aandacht de hele dag alle kanten op wordt getrokken. Je bent bezig, maar niet per se met wat er belangrijk is.

Ik heb daarom een simpele manier gevonden om mijn werkdag (en mijzelf!) wat meer rust te geven. Als minimalist ben ik niet van de ingewikkelde productiviteitssystemen of planners waarbij je langer bezig bent met het invullen van je planner dan het echte werk, dus moest het simpel en doeltreffend zijn.

Ik kwam uit op het volgende: ik verdeel mijn dag in vier blokken: Prio, Focus, Admin en Afsluiten.

Vier blokken voor een rustigere werkdag

Mijn werkdag bestaat idealiter uit:

1. Prio-blok: wat moet vandaag écht gebeuren?
2. Focus-blok: tijd voor geconcentreerd werken aan iets groters
3. Admin-blok: alle kleine taakjes bij elkaar; weinig denkwerk
4. Afsluit-blok: afronden en voorbereiden voor morgen.

En er zit nog een klein trucje in dat het voor mij veel rustiger maakt: iedere nieuwe taak krijgt meteen een label: ze worden Prio, Focus of Taakje (voor het admin-blok). Komt er een mail binnen (tijdens blok 3) die meer tijd vraagt? Dan wordt dat een prio-taak of een focus-taak.

Dat is het.

Einde blogbericht, haha.

Oké, misschien nog even iets meer verdieping 😉

Prio: wat moet vandaag écht?

Het Prio-blok is voor die ene taak – of hooguit een paar taken – waarvan je aan het einde van de dag denkt: als dit gedaan is, was mijn werkdag geslaagd. Soms is dat iets wat je zelf bepaalt, soms bepaalt je baas het 🙂 Er zit bij een Prio-taak een duidelijke reden waarom hij voorrang heeft. Vaak is dat een deadline, een afspraak met iemand anders of een consequentie als je hem niet doet. Denk een offerte die gecontroleerd en ondertekend moet worden of een rapport dat vandaag naar je manager moet.

Het belangrijke verschil met een Focus-taak of een Taakje? Een Prio heeft een deadline/is urgent. Ik begin de werkdag het liefst met de Prio. Dan ben ik nog fris en fruitig en hebben we het maar gehad.

Focus: tijd om écht te werken

Dit is het blok voor werk waarvoor je aandacht nodig hebt, maar wat niet super urgent is. Denk aan schrijven, analyseren, ontwerpen, een project uitwerken. Oftewel: werk waarbij je niet na drie minuten alweer wilt worden onderbroken door een mailtje. Amerikanen noemen het vaak ‘Deep work’. Ik zet vaak muziek op zoals Focus Flow op Spotify. Ga ik helemaal van in the zone!

Focus-tijd is niet meteen vier uur. Een goeie Pomodoro sessie werkt ook. Het idee is vooral dat je jezelf niet voortdurend uit je denken/schrijven/ontwerpen trekt. Dus geen mail, Teams op stil en (als je in een kantoortuin zit:) koptelefoon op. Je bent even niet beschikbaar.

Admin: de taakjes-dump

Mijn minst-favoriete blok, maar ja, het moet gebeuren. Dit is het moment voor alle kleine to do’s: declaraties, afspraken maken, meetings plannen, factuur betalen, mail beantwoorden, terugbellen, iets doorsturen. Doe ze niet de hele dag door, maar op één moment: batch-beantwoorden.

Zo krijgen ook de kleine taken een plek. Dat is namelijk een groot deel van de onrust van een werkdag: dat je dingen niet moet vergeten! Dus, zet het direct op Admin to do lijst als het binnenkomt, label het meteen.

Afsluiten: echte rust

Het vierde blok is geen categorie voor binnenkomende taken. Het Afsluit-blok hoort standaard bij iedere werkdag. Bij mij is het 30 minuten, maar meestal blijven er 15 over… Ik maak de kleine dingen af (mailtje van 2 minuten, documenten opslaan, notities verwerken), werk mijn overzicht bij (uren) en bekijk wat er morgen op het programma staat. Soms heb ik al een prio (i.v.m. een deadline), vaker niet. Ik vul Prio en Focus voor morgen in, want de Taakjes staan in een simpel notitieboekje (to do lijst).

Daarna: laptop dicht. Werkdag voorbij.

Rust.

Niet ’s avonds om half 11 nog die “oh shit de mail naar Sandra vergeten!”-schrik onder de douche.

Nog wat praktische tips

• In mijn Outlook-agenda staan de blokken niet al maanden van tevoren ingepland, tenzij ze een heel duidelijke Prio (met deadline) hebben.
• Op de meeste dagen plan ik dus aan het einde van de dag de blokken voor de volgende dag.
• Ik timmer mijn dag niet vast en/of aaneengesloten met Prio, Focus, Admin en Afsluiten. Er moet ook ruimte zijn voor meetings, overleg en afspraken buiten de deur. En voor koffie en lunch 😉 en voor als er iets langer duurt.
• Niet elk blok komt elke dag voor. Soms heb ik zo’n grote PRIO-taak dat ik geen tijd meer heb voor focus. Wel probeer ik elke dag tijd te maken voor admin en losse taakjes. Juist voor de rust.
• Het hoeft niet op een bepaalde volgorde, behalve dat het wel handig is om het afsluiten op een later tijdstip van de dag te doen 🙂
• Als iemand vandaag zegt “kun je dit vandaag nog doen”, dan vraag ik “wanneer heb je het precies nodig?” (die vraag heb ik niet van mijzelf maar is geniaal!). Vaak zegt de afzender dan al “morgen voor 10 kan ook wel…” en dan heb je toch iets meer rust.
• Wat als je werkdag helemaal in het honderd loopt? Kind ziek, trein vertraagd, geen internet? Geen stress. Je kunt altijd opnieuw kijken: wat is nu mijn Prio? Heb ik tijd voor een Focus-blok? Wat kan ik qua Admin doen?

Je hoeft niet iedere minuut te plannen

Dit is ook geen pleidooi voor een werkdag waarin je om 09.07 uur precies moet beginnen met taak A en om 09.42 uur moet overstappen naar taak B. Daar word ik persoonlijk alleen maar onrustiger van. Het gaat om minder beslissingen. Naar rustiger je dag doorlopen. Van vol naar vrij, of nou, ietsje vrijer 😉 Uiteindelijk gaat deze methode voor mij dan ook niet over productiever worden. Het is ook niet bedoeld om alles onder controle te houden. Je kan een beetje sturen en structureren, maar er gebeuren altijd onvoorziene dingen. En je strak aan je planning houden, die dan níet kan doorgaan, geeft alleen maar meer stress.

Probeer het morgen eens! Je hoeft er geen compleet nieuw systeem van te maken. Maak morgen je Prio, Focus, Admin-tijd en sorteer je werk. Ik ben ontzettend benieuwd hoe je het ervaart!

Liefs, Anja

Ps. Dankjewel voor het lezen van weer een nieuw blogbericht. En fijn dat je hier bent om jezelf wat rust te geven.

Aanvullende vragen

Ah, stress! Hoe krijg ik meer rust in mijn werkdag?
Door je werk niet als één grote takenlijst te behandelen, maar onderscheid te maken tussen wat vandaag echt moet, wat focus vraagt en wat je kunt bundelen als klein administratief werk. En door te accepteren dat je maar beperkt invloed hebt.

Hoe deel ik mijn werkdag het beste in?
Ik werk met een eenvoudige indeling: een Prio-blok, een of meerdere Focus-blokken, een Admin-blok voor kleine taken en een vast Afsluit-blok.

Wat is het verschil tussen een Prio-taak en een Focus-taak?
Een Prio-taak moet vanwege een deadline of consequentie op korte termijn gebeuren. Een Focus-taak is belangrijk en vraagt concentratie, maar hoeft niet per se vandaag af.

Wat doe ik met binnenkomende taken?
Label iedere nieuwe taak direct als Prio, Focus of Taakje. Zo hoeft een nieuwe taak niet automatisch te betekenen dat je je huidige werk onderbreekt.

Hoe voorkom ik dat mijn mailbox mijn werkdag overneemt?
Geef e-mail een vaste plek in je Admin-blok in plaats van je inbox continu open te hebben. Zo reageer je op mail op een bewust gekozen moment.