Zo pak je de papierzooi in huis aan (2): organiseren

Poststukken, retourenveloppen, recepten uit tijdschriften, uitnodigingen, memo’s, kladblaadjes, facturen, boodschappenbriefjes: we hebben vaak een enorme hoeveelheid papier in huis. Als jij ook door de bomen het bos niet meer ziet, dan heb je deel 1 van dit tweeluik waarschijnlijk al met interesse gelezen. Vandaag deel 2 over opbergen en overzicht houden.

In deel 1 schreef ik al dat er feitelijk maar 2 manieren zijn om de papierzooi onder controle te houden:

  1. Eerst moet je zorgen dat er minder papier in huis komt
  2. Daarna moet je de papieren die ‘blijven’ een vaste plek geven

In die vorige post ging het dus over dat eerste punt, met een aantal heel praktische stappen om te zetten. Het is goed om dit artikel nog even (terug) te lezen, want er kwamen handige reacties op. Goed, op naar het punt “vaste plek geven”.

Wegdoen of organiseren?

Voor we beginnen met de “hoe” – eerst even een paar belangrijke punten om te onthouden:

De makkelijkste manier van organiseren is wegdoen – het is één van mijn favoriete uitspraken en geldt al helemaal als het gaat om papieren. Het doel bij het organiseren van papier is dan ook: zoveel mogelijk weg doen / zo min mogelijk bewaren. Natuurlijk zijn er altijd dingen (certificaten, waardepapieren) die je moet houden, en het is dan ook belangrijk om te weten welke dat zijn – en ook welk je eventueel kunt digitaliseren.

Tip: Welke belangrijke papieren moet je juist niet weggooien?

Het grootste probleem met papieren ontstaat wanneer het een grote of ‘oude’ stapel geworden is – dus is de oplossing om te zorgen dat het geen grote, onoverzichtelijke, in zekere zin zelfs angstaanjagende partij paperassen wordt die daar ligt in het hoekje van je keuken.

Een enorm uitgebreid archiefsysteem bijhouden kost tijd en moeite – tevéél tijd en moeite als je het mij vraagt. Het leven is te kort om tot in den treure papieren uit te zoeken, bij elkaar te rapen, onder te verdelen in mapjes, submapjes, tijdschriftencassettes, multomappen, archiefkasten, kaartenrekken, receptenhouders, ladeblokken, dossierkasten enzovoorts. Je kunt het zo gek niet verzinnen of we hebben er wel een opberger voor.

Je hebt geen fancy systeem nodig om georganiseerd te zijn – veel mensen willen hun papieren gesorteerd hebben en denken dan aan een Pinterestwaardig opbergsysteem met laadjes, vakjes, stickers, tabjes etc. Dat is absoluut niet nodig (en ik denk dat dat bij niemand Pinterestwaardig blijft!).

Weet waar papier níet hoort te zijn – als je onderstaande stappen volgt, dan heb je een vaste plek voor alle papieren. Maak dit kenbaar en duidelijk aan iedereen in het gezin, en wees er zelf rigoureus in. Papier hoort niet op de eettafel. Niet op het keukeneiland, niet op het halkastje, niet op het aanrecht. Verklaar ze tot ‘papiervrije zones’ en houdt vol tot het gewoonte geworden is.

Maak wegdoen / recycling makkelijk – papiertroep blijft veel te lang in huis als je geen systeem hebt om het te recyclen. Nogmaals: dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: wij hebben een oude boodschappentas, zodat we er zó mee naar de papierbak kunnen lopen. Een uitje in coronatijd! 🙄

Mijn post- en archief-systeem

Ik ben zelf nog druk bezig met het optimaliseren van mijn eigen papierzooi. Yep, jullie kennen me ondertussen: ik blog over wat me bezig houdt en momenteel is dat de papierwinkel. Ik ben hier echter al geruime tijd mee bezig en het is al zoveel beter dan het ooit is geweest! Onderstaande stappen zijn dus tried & tested, maar zeker niet de enige manier om het te doen. Dit is een “zo doe ik het”.

Stap 1: direct actie

Zodra het papier-ding binnenkomt, wordt het afgehandeld en via een bepaalde routing op de vaste plek gelegd. Dat betekent eerst:

  • als het niet belangrijk is: in de oud-papier tas (recycle)
  • als het een een to do is / actie nodig heeft: op mijn bureau
  • als het iets om te bewaren is: op mijn bureau
  • als ik het niet weet / het iets tijdelijks is: het brievenbakje ‘tijdelijk’ op de printer

Zoals je ziet in bovenstaand schema is mijn thuisbureau een tijdelijke papier-parkeerplek. Omdat ik het doel heb om aan het eind van mijn werkdag een leeg bureau te hebben, betekent dat dus ook dat ik deze papieren vrijwel elke dag afhandel. Dat moet van mijzelf.

En daarna, stap 2:

  • de recycle-papieren gaan naar de gemeentelijke papierbak als de tas vol is
  • de paperassen op mijn bureau waar ik iets mee moet doen, handel ik af en daarna: recycling of archiefmap
  • de paperassen die bewaard moeten worden gaan in mijn archiefmap (een waaiermap)
  • de tijdelijke items blijven kort in het bakje tot ze niet meer nodig zijn

That’s it!

Voor andere paperassen geldt dit net zo: vind er een vaste plek en bijbehorende routine voor. Bewaar kinderknutsels op één plek in het huis (zoals zo’n hanger): is er iets anders gemaakt, dan gaat “de oude tekening” weg. Als het echt een gedenkwaardig meesterstuk is, kun je het archiveren in een speciale bewaardoos.

Tijdschriften liggen hier op de salontafel tot ik ze gelezen heb. Dan geef ik het stapeltje door aan iemand anders; zo hebben er nog meer mensen plezier van en houd ik ze niet in huis.

Werkt dat?

Yep. Nou, meestal. Ik moet er nog net wat consistenter in worden.

In de praktijk komt er zelden of nooit iets binnen dat gearchiveerd moet worden. Daarmee bedoel ik namelijk echt belangrijke items zoals diploma’s, je testament of essentiële medische documentatie. Het meeste wat binnenkomt zijn facturen, die dan dus de route: bureau – betalen of betaling inplannen – recycletas volgen. Nee, ik bewaar geen facturen die ik heb betaald. Je overschrijving is voldoende bewijs.

Komt er een trouw- of geboortekaartje, dan gaat ‘ie ook naar mijn bureau. Ik stuur direct digitaal een kaartje of berichtje. Bij een uitnodiging voor een bruiloft of feestje (haha, weet je nog?) gebeurt iets soortgelijks: de afspraak gaat in de agenda, ik laat weten of ik erbij ben of ik plan in dat er een kaartje gaat naar het bruidspaar. Deze ingekomen kaarten gaan kort op het prikbord in de keuken, en daarna neem ik er afscheid van.

Ik had eerst geen bakje ‘tijdelijk’. Maar toen kwam ik erachter dat ik soms papieren in huis heb die ik inderdaad echt maar kort nodig heb. Een verfwaaier of cadeaukaart bijvoorbeeld. Of declaratiebonnetjes die aan het einde van de maand gezamenlijk op de post gaan. Maar ook als er een poststuk binnenkomt waar ik nog eerst iets anders voor moet doen/hebben/weten. Dat bakje leegt zich redelijk vanzelf.

Samenvattend

Het is een lange post geworden. Mocht je de korte samenvatting zoeken, dan is het deze: het is van groot belang om bij het ontvangen van het papier-ding meteen actie te ondernemen. Dat is namelijk de enige manier waarop het geen Te Rampzalige Onoverzichtelijke Enge Papierberg (T.R.O.E.P.) wordt ;-). Maak een praktische routine en wees consistent. Daarmee maak je blijvend het verschil. En ja, dat is iets om te vieren.

xAnja