Dus je bent lekker bezig met de Minimalism Game, of pakt minimalisme op je eigen manier aan, maar in ieder geval heb je góed de beuk erin: alle kamers, kasten, lades en dozen worden overhoop gehaald en geminimaliseerd. Aangekomen bij de stapel papierwerk, verschijnen er vraagtekens op je gezicht. Wat een ellende, die papieren! Wat kun je hiervan eigenlijk bewaren en wat niet? Wat moet je hier in hemelsnaam mee? Girl, I feel ya.

Met het nieuwe jaar komt ook de aangifte weer in zicht. Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens te bewaren. Maarrrr… de Belastingdienst mag tot 5* jaar terug belasting vorderen en jij kunt tot 5 jaar terug (opnieuw) aangifte doen of toeslagen aanvragen. Daarom is het verstandig om je administratie in ieder geval 5* jaar te bewaren. Maar welke onderdelen bewaar je dan? En wat kun je scannen en digitaal bewaren en wat niet? Ik ben er in gedoken en tot de volgende conclusie gekomen:

In print:

• Gegevens over leningen en hypotheken*
• Diploma’s, getuigschriften, getekende arbeidsovereenkomsten
• Testamenten
• Aandelen op schrift en andere waardepapieren
• Alle notariële aktes*
• Geboorte-, adoptie- en huwelijksbewijzen of bewijs van geregistreerd partnerschap
• Samenlevingscontracten (ook na ontbinding)
• Echtscheidingsaktes en bijbehorende getekende contracten, zoals kinderconvenant
• Identiteitsbewijzen, zoals je paspoort
• De meeste medische documenten en inentingspapieren, zoals je reizigerspaspoort

Digitaal:

• Belastingpapieren, aangiftes, jaaropgaven
• Bankafschriften en bankjaaroverzichten
• Bonnen / betaalbewijzen voor items met garantie
• Autopapieren
• Pensioenoverzichten
• Verzekeringsgegevens en -polissen
• Loonstrookjes* en declaraties van zakelijke kosten

Oude ID-bewijzen worden onklaar gemaakt op het stadhuis/gemeentehuis, wanneer je de nieuwe versie krijgt. Zij kunnen ze eventueel ook meteen afvoeren.

Andere paperassen

Daarnaast kun je jezelf een aantal vragen stellen om te beoordelen wat wel en niet weg kan en zodoende je papierwinkel en administratieve last minimaliseren:

• Heeft dit papier waarde (financieel/fiscaal, juridisch, administratief?)
• In welke gevallen/situaties zou ik dit papiertje nodig hebben?
• Kan ik hier (op termijn) voordeel uit halen?
• Bevestigt dit papier bepaalde onderdelen uit mijn leven die levensbelangrijk (kunnen) zijn?

Ik heb nu één multomap met persoonlijk papierwerk en die is aardig vol. Bewaar je bepaalde documenten digitaal, dan is het natuurlijk van belang daar regelmatig een back-up van te maken. Ik laat ze bewust niet op mijn computer staan, maar plug een extra harde schijf in en sla daar meteen de relevante documenten op.

Is er iets irritanters dan de administratie? Hoe doen jullie het? Ben jij een opgeruimd persoontje qua papieren of helemaal niet?

xAnja

* = het is handig om fiscaal relevante gegevens 7 jaar te bewaren. Zaken aangaande koop- of huurwoningen: 10 jaar. Salarisadministratie: 7 jaar na einde dienstverband.